河南省卫生信息与数智健康学会文件管理制度

第一章总则

第一条为了适应本会工作需要，推进文秘工作科学化、制度化、规范化，制定本制度。

第二条本制度参照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》，包括本会公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作制度。

　　第三条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条参照《党政机关公文处理工作条例》有关规定，本会收文要做好签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等工作。

（一）所有收文（含上述文件、通知包括电话通知、杂志、各种简报），由秘书处负责签收、登记，经分管副秘书长审阅并提出拟办意见后，呈送本会领导阅示、批办；

（二）根据领导批示，秘书处应及时将来文批办意见转达承办人；

（三）来文批办承办人应按照文件及批办要求，及时保证质量落实承办任务，并在完成任务后以书面形式向领导汇报，汇报文稿报秘书处存档；

（四）秘书处应按照批办要求，做好催办和建档工作。

第三章发文审批制度

第五条参照《党政机关公文处理工作条例》有关规定，本会发文要注意做好草拟、审核、签发、誊印、盖章、登记和分发工作。

（一）本会文件（含决定、公告、通告、通知、通报、议案报告、请示、批复、意见、函、决议、会议纪要、工作总结、合同协议以及上报、外送的各种书面材料），由秘书处指定有关人员拟稿，本会分管副秘书长或秘书长审核，会长签发，秘书处编文号，方可誊印；

（二）誊印的文件，经秘书处盖章、登记后，方可分发。重要文件应采取有回执的挂号信邮寄；

（三）所有文件由秘书处负责存挡，并输入电脑。

第四章保密制度

第六条本会从事涉密工作的人员必须政治可靠，业务素质好，忠于职守，保密观念强。

第七条秘密载体的使用

（一）收到秘密载体后，必须严格履行登记、签收、传阅、借阅、阅退手续，并由专人保管。因工作确需扩大知悉范围的，由本会领导按照保密规定批准或报请上级有权部门批准。

（二）因工作却需要携带秘密载体外出时，应当遵守下列规定：

1.采取保护措施，使秘密载体始终处于本人的有效控制之中。

2.参加涉外活动不得携带秘密载体；因工作确需携带的，应当经本会领导批准，并采取严格的安全保密措施。

3.禁止将秘密载体携带出境。

（三）禁止在非涉密计算机和信息存储设备上使用涉密载体。

（四）禁止将秘密载体转载到本会网站和会刊上向社会发布。

（五）涉密会议应严格审查参会人员，关闭所有手机，使用屏蔽设备屏蔽无线信号，严禁使用无线话筒。

第八条秘密载体的传递

（一）传递秘密载体，应当包装密封。秘密载体的信封或者袋牌上应当标明密级、编号和收发件单位名称。

（二）传递秘密载体，应当通过机要交通、机要通信或者指派专人专车进行，不得通过普通邮政或非邮政渠道传递。

（三）禁止在非涉密计算机和载体、非保密电话、电子邮箱和传真设备上传递涉密信息。

第九条秘密载体的销毁

（一）销毁秘密载体，应当经本会主管领导审核批准，并履行清点、登记手续。

（二）销毁秘密载体，应当确保秘密信息无法还原。

第十条加强对计算机信息载体的管理。严格执行省里有关计算机信息系统保密管理的规定，坚持审批制度，做到专机专用，严防网络传输泄密事件的发生。

第十一条经常对工作人员进行保密教育，定期不定期进行保密检查。

第五章附则

第十二条本制度经常务理事会审议通过后生效，由常务理事会负责解释。