河南省卫生信息与数智健康学会档案管理制度

（2025年12月27日第二届理事会第一次常务理事会审议通过）

第一章 总则

第一条 为规范河南省卫生信息与数智健康学会（以下简称“学会”）的档案管理工作，确保档案管理安全、有序、合规，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《社会团体登记管理条例》《河南省卫生信息与数智健康学会章程》和相关法律法规政策的规定，制定本制度。

第二条 本制度所称档案是指本会在登记、变更、注销以及自身管理、社会服务等活动中形成，具有凭证和查考价值的各种材料。

第三条  本会档案的建立是本会规范化建设的重要组成部分，是本会历史沿革、工作开展情况的珍贵历史资料，是本会决策、开展工作的重要参考，档案工作应以满足本团体各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，积极开展各类档案的收集整理、保管保护和开发利用等活动，为本会可持续发展提供有效服务。

第四条 本会档案管理工作严格遵循国家有关法律法规， 依据档案管理有关规定，设立专门档案保管区域，实行集中统一管理，确保档案的完整与安全。

第二章 管理职责

第五条 加强对档案工作的重视和保障，本会法定代表人为第一责任人，由秘书长指定专人开展档案业务工作。秘书处负责本会的档案管理工作，负责档案接收、整理、 归档、保管，提供利用、统计、编研、移交、销毁、安全、借阅登记等档案管理工作。学会及各机构各门类档案做到由专人负责、专柜保存。坚持定期收集，对所收集材料进行科学分类，登记入柜。

第六条 本会秘书处应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。全体人员要积极配合档案管理人员的工作，及时、完整收集所负责工作中的档案整理及移送工作。

第七条 本会档案管理部门（岗位）的主要职责是：

(一)草拟档案管理制度草案和实施办法草案，并负责监督、指导和检查执行情况；

(二)负责各类档案、文件资料的接收、整理、分类、保管、利用、统计、鉴定和移交；

(三)负责监督指导秘书处（岗位）日常文件整理工作，统筹完成文件材料的立卷、归档及必要的档案管理业务培训；

(四)做好档案信息工作的整体信息化建设；

(五)严格执行保密制度，不断完善档案管理办法，改善档案保管条件；

(六)定期检查档案保管状况，确保档案的安全与完整。

第三章 档案分类与编号

第八条 档案的分类和编号方案可参考党政机关档案综合管理分类方案，根据本团体业务范围和档案形成特点实际制定，以合理实用为原则，要具有相对的稳定性和可扩充性。。

第四章 档案收集与整理

第九条 档案的收集整理以达到收集方面的完整、准确性要求为主要目标，兼顾整理方面的系统性要求。       

文书档案参考《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）和《文书档案案卷格式》（GB/T9705-88）的要求；会计档案整理参考《会计档案管理办法》和《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）的要求；照片档案整理参考《照片档案管理规范》（GB/T11821-1989）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）的要求；荣誉档案按实物材质特点，进行分类整理。具有保存价值的电子文件归档整理参考《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）等标准的要求。

第十条 秘书处和各机构文件材料形成后，应按要求及时移交档案管理人员，按照类别归档保存；档案材料归档填写《档案材料移交（接受）清单》（详见附件1）

第十一条 档案接收应在3日内完成，归档文件资料原则上为原件，有特殊情况保存复印件，归档的文件应齐全完整。归档资料应客观、准确、完整、整洁、系统；文字材料应字迹清晰工整，耐久保存；立档案卷要标准规范，整齐划一，手续完备。

第五章 档案保管

第十二条 档案保管实行纸质文件与电子文件同步归档，即纸质原文件归档时，应同时归档其对应的电子文件(含扫描件)，电子文件命名和目录格式应规范，以便查考和电子检索，以对应的纸质文件分类归档模式设置文件夹及子文件。

第十三条 归档资料应客观、准确、完整、系统；文字材料应字迹清晰工整，耐久保存；立档案卷要标准规范，整齐划一，手续完备。

第十四条 档案管理工作列入本会秘书处的年度工作计划，保持相关管理人员的相对稳定。

第十五条 档案管理人员编制必要的检索工具、编辑有关档案文件汇编和参考资料，档案存放位置标识清楚，便于查找。

第十六条 档案保管人员要加强专业知识学习，科学管理档案，做到防火、防盗、防腐、防霉、防潮、防尘、防虫蛀、防鼠咬，档案保管区域要配备必要的设备、装具，确保档案的保存质量。

第十七条 档案管理人员应经常检查档案保管情况，及时修复破损、变质档案。电子文件以不可擦写的电子介质存储，应有备份，分开保管，并注明相应的纸质档案档号。定期对电子文件的技术环境和数据内容进行维护，确保其长期、有效利用。

第十八条 档案的更新：每年度末对全部档案清点整理一次，根据实际情况或需要作以调查、更新，使之日趋合理化、科学化。

第十九条 会计档案由会计部门整理立卷，在会计室存放满5年后移交档案室。项目管理档案由实施单位整理立卷，项目验收时向档案部门移交。

第二十条 严格执行《保密法》和保密工作有关规定，涉密文件归档后仍按原密级进行管理。

第六章 档案使用

第二十一条 档案使用

（一）本学会档案借阅、使用应履行申请、审批程序，查阅档案材料要填写《档案查阅审批单》（附件2），经学会秘书长或分管负责人签字批准后，方可查阅。

（二）任何要使用社会团体档案的人，需到秘书处登记,并由专职人员将所需档案找出交由相关人员使用。

（三）使用档案时，借阅档案者需妥善保管，不得任意转借、复印、损污文件，归还时保证档案完整无损。

（四）在使用期间如丢失档案，借阅人要将情况及时报给秘书处，并进行丢失登记。因借阅人保管不慎丢失的，借阅人要负追查责任。

（五）档案使用完毕后要在指定期限内交还给秘书处，并注销登记。

（六）任何查阅人员，必须保证档案的完整性，查阅后要恢复原状，不得乱扔乱放，同时未经特别许可不得在其上涂改，或带出，或复印，或其它非法形式使用，若有任何失误，将按有关规定予以追究当事人责任。 

（七）重要资料内容应严格保密，涉及国家机密的，应严格执行国家有关保密规定的要求。外借的档案，因借阅人保管不慎丢失时，借阅人需及时向秘书处报告并负责追查责任。不按上述要求执行给本会带来负面影响或损失的，本会将保留进一步追究责任的权利。

第二十二条 本会相关人员有下列行为之一，按情节轻重， 予以警告、通报批评、解除劳动合同。若构成犯罪的，依法追究刑事责任：

(一)损毁、丢失或擅自销毁本会档案；

(二)未经批准，擅自向外界提供、抄摘本会档案；

(三)涂改、伪造档案；

(四)未及时上报归档或管理不善；

(五)其他违反档案管理规定的行为。

第七章 档案销毁

第二十三条 档案销毁应遵循合法、规范、安全的原则。

第二十四条 档案销毁的具体要求如下：

（一）合法：档案销毁必须符合国家有关档案管理的法律法规。

（二）规范：按照档案销毁规范，对档案进行销毁。

（三）安全：确保档案销毁过程中的安全，防止环境污染。

第二十五条  本会档案保存期限参照国家有关法律法规政策执行，期满后可销毁。对确无保存价值的档案，可由秘书处登记造册，经会员代表大会或理事会审议批准后予以销毁。任何个人和组织不得擅自销毁。

第二十六条 档案工作人员调动时，必须办理完各种移交手续后方可离开工作岗位。

第二十七条 本制度施行过程中，如本会登记管理机关和档案业务主管单位另有新规定，按新规定执行。

第二十八条 本制度经常务理事会审议通过后生效，由常务理事会负责解释。