河南省卫生信息与数智健康学会印章管理制度
（2025年12月27日第二届理事会第一次常务理事会审议通过）
第一章 总 则
第一条 为保证河南省卫生信息与数智健康学会（以下简称“本会”）印章的合法性、严肃性和安全性，防范风险，有效地维护学会利益，加强对学会印章的管理，明确印章使用权限，保证印章的正确使用和妥善管理，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）等相关法律法规政策和本会章程，特制定本管理制度。
第二条 本制度所称印章包括学会公章、党支部印章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人印章等具有法律效力的印章。
第三条 本管理制度适用于学会公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表、银行业务、投资、担保、债权债务划分、员工调动、任免、对外签署的合同、协议及其他使用印章的文本等。
第四条 本会印章管理包括刻印、授权、使用、废止、更换。本会的印章刻制应严格遵守国家相关法律法规，应到公安机关指定的刻章单位刻制，严禁在非法定机构刻制印章。
第二章 印章授权管理和使用部门
第五条 本学会印章，由学会会长（党支部书记）授权以下部门分别管理和使用：
1.公章、合同专用章、党支部印章由学会副秘书长负责管理和使用；
2. 法定代表人印章由法定代表人（或授权保管人）负责管理和使用；
3.发票专用章、财务专用章由财务部主管会计负责管理和使用。
第三章 印章的刻制、启用与废止
第六条 学会的所有印章由秘书处统一刻制，印章的形体和规格，按国家有关规定执行。新章启用前由秘书处处责登记、留样，并确定印章保管及使用责任人。（详见附件1）
第七条 凡因工作需要配置印章或更换印章需向秘书处写出书面申请，学会副秘书长或分支机构负责人、秘书长、会长（党支部书记）批准后配置或更换印章。（详见附件2）
第八条 印章启用时由学会下发《关于学会启用有关____印章的通知》（详见附件3），注明启用日期、发放单位、使用范围和启用印模。
第九条 秘书处向印章管理员移交印章时，在启用通知上签字确认。
不再使用的印章，应及时交回秘书处，按规定进行封存或销毁处理。
第十条 如印章遗失，应立即向本会会长（党支部书记）报告， 并由印章保管人填写内部呈批材料，详细说明遗失原因、责任人、可能造成的后果、已经采取的补救措施、预计还需要采取的措施、责任人处罚建议等，呈本会会长（党支部书记）核准后，交由秘书处办理。
第十一条 废止或缴销的印章应由保管人员填写废止事项内部呈批材料，并呈送本会会长（党支部书记）核准后交由秘书处统一废止或缴销。
第十二条 如本会印章遗失，应及时向业务主管单位(党建工作机构)和登记管理机关报告并发布遗失声明。
第十三条 更换印章时，由印章保管人员填写更换印章内部呈批材料，说明更换原因，并呈送本会会长（党支部书记）核准后，交由秘书处，按本会负责人批示处理，如有需要须填写新增印章内部呈批单申请刻制新的印章。
第四章 登记、使用与管理
第十四条 本会所有印章的使用要严格执行内部审批程序。
（一）公章的使用
办理使用学会公章的事项，须由经办人填写《学会印章使用审批单》(详见附件4)，经会长（分管副会长或秘书长、党支部书记）审批同意后，连同需用印的文件等一并于交印章管理员，经审核审批手续齐备后用印。
1.对外签署的合同或协议，由经办人填写《学会印章使用审批单》，经秘书长（法定代表人）审核，会长审批后，由法定代表人（或合同授权签约代表人）签字并注明年月日后，方可用印。
2.禁止在手写合同、合同项目内容填写不全或有涂改的合同上加盖合同专用章。
3.对外签署的合同或协议等，须在合缝处加盖合同专用章。
1.学会对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表等）及其他需用学会财务印章的文本等，须按规定办理用印手续。
2.本会财务章主要用于银行汇票、现金支票、付款及托收等需要加盖银行预留印鉴的业务上使用。
3.本会发票专用章由财务部门负责保管，仅在本会对外开具发票、收款收据上使用。
（四）法定代表人印章的使用
1.以本会名义上报、外送、下发的文件、合同、资料、报表等法律文件，履行规定报批程序后，应经法定代表人审阅批准方可盖章。
2.涉及办理银行业务、支付款项以及注明法定代表人可用签章的文件等需加盖法定代表人印章的，需经法定代表人签批的《学会印章使用审批单》方可加盖法定代表人印章。
学会发文、各类上报报表、材料、委员推荐表等需要加盖党支部印章的材料，必须经由党支部书记签字同意后方可盖章。
第十五条 印章管理员凭《学会印章使用审批单》（详见附件4）审批意见使用印章，连同需用印的文件等审核审批手续齐备后用印。经办人填写《学会印章使用登记表》（详见附件6），不得拒填、错填、漏填。用印完毕后，印章保管人应将使用公章审批单及复印件收集存档。以本会的名义发出的公文，按照本会公文处理规定审批用印。
印章管理员应每年将该期间填写的《学会印章使用登记表》（详见附件6）及用印资料档案全部移交学会档案室存档。
第十六条 用印前印章保管员要核实签发人姓名、用印件内容与落款。涉及财务问题需由财务人员审核账户、账号等内容。盖印位置要恰当，印迹要端正清晰。经办人、审批人对盖章的材料内容真实性、合法性负责。
第十七条 印章管理员负责妥善保管印章，严禁将印章转借他人。
第十八条 本会印章保管人因事离岗时，应由本会会长指定他人代管印章，并向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项，以免贻误工作。本会印章移交需办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。（详见附件7）
第十九条 印章管理员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章管理员有权拒绝。
第二十条 严禁在空白的纸张、合同、协议、证明及介绍信等资料上，加盖公章、财务章和法定代表人等印章。因不按规定办理导致学会遭受经济损失的，由其承担全部赔偿责任。
第二十一条 印章管理员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分，须填写《印章管理人员离职交接表》(详见附件5)办理分管印章的移交手续后方可办理离职手续。
第二十二条 严禁任何人未经批准将印章借出使用。确需携带公章、法定代表人印章等外出办事或出差时，应事先经本会会长或秘书长（法定代表人）批准，并应至少两人共同登记《印章借用登记本》,共同携带印章，共同使用。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。办理完毕后，经办人应共同归还印章，并办理借用注销登记。
第二十三条 印章保管需置于牢固的抽屉或柜内，专门加锁，钥匙由印章保管人单独持有，任何人不得擅自取章使用。对于违反规定使用印章的，应予以制止。
第二十四条 印章保管人员对自己保管的印章要经常性检查，一旦发现印章异常情况或丢失应及时向领导汇报，必要时可向公安部门提出协助查找。
第二十五条 印章保管人承担保管、登记、监督等责任，应妥善保管印章、规范用印。如因违反规定使用、保管印章给本会造成损失，后果严重的，追究保管人及相关责任人的责任。
第五章 责任及处罚
第二十六条 任何部门和个人必须严格依照本制度规定管理和使用印章，不按本制度规定管理和使用印章造成不良后果，由当事人承担相应责任。
第二十七条 本制度经常务理事会审议通过后生效，由常务理事会负责解释。
备注：附件由学会各机构使用时，联系秘书处获取。
豫公网安备41010502007539号